Перевозка международных грузов, в том числе в Китай и из Китая, выполняется Российскими железными дорогами. В случае перевозки как экспортных, так и импортных грузов все отечественные компании сотрудничают с отделениями РЖД.
В первую очередь компания-продавец сообщает покупателю о том, что товар готов к отправке, покупатель должен направить продавцу сведения об условиях отправки (инструкции), а также документальные руководства. Затем экспортеру надлежит оформить договор на отправку товара с РЖД, согласовывая дату отгрузки товара. Станция-отправитель выставляет экспортеру счет на оплату своих услуг и тарифа железной дороги. Сертификаты и прочие сопроводительные документы обязательно должны прилагаться к отправляемому грузу. После завершения отгрузки покупатель должен быть об этом извещен. Железная дорога обязана передать покупателю груз и все сопроводительные документы по прибытию груза на назначенную станцию.
Сопроводительные документы на груз представляют собой комплект из пяти листов. Это накладная, а именно ее оригинал - он обязательно присутствует вместе с грузом в пути следования и передается грузополучателю; станции назначения предназначается дорожная ведомость, которая также перевозится вместе с грузом. Отправитель после заключения договора должен обязательно иметь копию накладной. Выдача груза не производится без листа выдачи, который обязательно сопровождает груз до назначенной станции, а лист уведомления о прибытии грузополучателю выдается уже после получения груза и всех необходимых документов.
Заключение договора между грузоотправителем и перевозчиком, т.е. железной дорогой, документально подтверждается железнодорожной накладной, оформление которой соответствует специальным формам накладных по грузовым перевозкам, утвержденным конвенциями СМГС и МГК. Для оформления такой накладной используются стандартные бланки на двух языках (при перевозках между РФ и КНР – китайском и русском). Отправитель груза или экспедитор заполняют накладную, затем обязательно делается дубликат, и железная дорога удостоверяет накладную и копию своей печатью. Копия останется у отправителя груза, оригинал последует вместе с грузом получателю.
Расчет между участниками перевозки может быть в виде 100%-ного аванса, плановых подекадных платежей или схемы взаиморасчета.