Существует ряд условий, при которых грузоперевозчик может отказать клиенту в доставке определенного вида грузов. Знание таких ограничений станет страховкой для фирмы-перевозчика и даст возможность избежать неприятных ситуаций, связанных с ответственностью за подобный груз. Отказом может послужить нарушение целостности упаковки предъявляемого груза для перевозки, также упаковка должна соответствовать самому грузу. Еще одной причиной возможного отказа может быть невнесение конкретного груза в общий список передаваемых предметов. Если нужна доставка конкретного перевозимого предмета в пункт назначения, который не проходит по маршруту движения всего груза, грузоперевозчик имеет все основания не браться за выполнение обязательств по его перевозке.
Во всех перечисленных вариантах решение об отказе в перевозке или согласии на нее принимает сама фирма-перевозчик, но есть ситуации, в которых грузоперевозчик обязан отказаться. Если груз заведомо попадает в список предметов, запрещенных по автомобильному Уставу к перевозке, то в транспортировке такого груза будет отказано. Запрещена и перевозка любых предметов, если на них отсутствует соответствующая документация.
При необходимости перевозка грузов может сопровождаться экспедиторским обслуживанием. В случае сопровождения движения груза экспедитором, которого предоставляет фирма-перевозчик или компания-грузополучатель, он обязан присутствовать при погрузке в точке отправления. Если экспедитор грузополучателя не явился на погрузку, то самому получателю придется возмещать все убытки, связанные с вынужденным простоем подвижного состава. С собой экспедитор должен иметь весь необходимый пакет документов на груз с печатями и подписями, а так же предъявить свое удостоверение и, если нужно, спецпропуск, дающий право экспедитору находиться на территории грузоотправителя и грузополучателя. Но требование к предъявлению такого пропуска скорее исключение, зачастую достаточно только указать данные экспедитора в путевом листе.